Online-Präsenz für Kleinunternehmen in Wien: Die Checkliste

Ein neuer Salon, ein Elektrikerbetrieb, ein kleines Geschäft: Damit Kundschaft Sie im Netz findet, anruft und bucht, braucht es heute eine ganze Reihe von Konten. Jedes ist für sich nicht schwer. Schwierig wird es, weil es so viele sind, weil sie zusammenpassen müssen und weil nach ein paar Jahren niemand mehr weiß, wo welches Passwort liegt.

Diese Checkliste geht die Bausteine in der Reihenfolge durch, in der sie sinnvoll aufeinander aufbauen. Haken Sie ab, was Sie schon haben, und prüfen Sie dabei jeweils die zwei wichtigsten Fragen: Läuft das Konto auf meinen Namen? und Weiß ich, wie ich hineinkomme?

1. Die Grundlage: einheitliche Firmendaten

Bevor Sie irgendein Konto anlegen, schreiben Sie einmal sauber auf:

• genauer Firmenname, so wie er am Schild und auf Rechnungen steht
• Adresse (oder Einzugsgebiet, wenn Sie keine Kundschaft empfangen)
• eine Telefonnummer für das Geschäft
• Öffnungszeiten
• eine kurze Beschreibung in zwei, drei Sätzen
• Logo und ein paar gute Fotos

Diese Angaben verwenden Sie danach überall identisch. Unterschiedliche Schreibweisen oder alte Telefonnummern in verschiedenen Verzeichnissen verwirren Kundschaft und Suchmaschinen.

2. Domain

• Eigene Domain registriert, zum Beispiel ihr-betrieb.at
• Inhaber der Domain sind Sie oder Ihre Firma, nicht eine Agentur oder ein Bekannter
• Automatische Verlängerung ist eingeschaltet, die Zahlungsdaten sind aktuell
• Sie wissen, bei welchem Anbieter die Domain liegt und wie Sie sich dort anmelden

Die Endung .at wird in Österreich gut erkannt und ist für lokale Betriebe die naheliegende Wahl. Die Domain ist das Fundament für E-Mail und Website. Verlieren Sie den Zugang, hängen beide daran.

3. Geschäftliche E-Mail-Adresse

• E-Mail-Adresse mit eigener Domain, zum Beispiel office@ihr-betrieb.at
• Eingerichtet auf Handy und Computer
• Bestätigung in zwei Schritten eingeschaltet
• E-Mail-Signatur mit Name, Telefonnummer, Adresse und Website
• Vorlagen für häufige Antworten, etwa Terminbestätigung oder Angebot

Eine Adresse bei einem Gratis-Anbieter funktioniert, wirkt aber weniger professionell und ist schwer zu übergeben, wenn der Betrieb wächst. Anbieter für geschäftliche E-Mail gibt es viele; wichtig ist, dass das Konto auf Sie läuft.

4. Google Unternehmensprofil

• Profil angelegt oder bestehendes Profil beansprucht
• Sie sind Inhaber, Helfer sind nur Verwalter
• Richtige Hauptkategorie, Adresse oder Einzugsgebiet
• Öffnungszeiten inklusive Feiertage und Urlaub
• Beschreibung, Leistungen, echte Fotos
• QR-Code oder Kurzlink für Bewertungen griffbereit

Für viele kleine Betriebe ist das Google-Profil der wichtigste einzelne Baustein. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserem Artikel zum Google Unternehmensprofil.

5. Weitere Karten und Verzeichnisse

Nicht jeder sucht über Google. Diese Einträge sind kostenlos und schnell gemacht:

• Apple Business Connect: Damit erscheinen Sie korrekt in Apple Maps und damit auf iPhones, etwa wenn jemand Siri fragt.
• Bing Places: Speist die Karten von Bing und anderen Diensten. Bestehende Daten aus dem Google-Profil lassen sich dort importieren.
• Herold: Das österreichische Branchenverzeichnis. Ein Basiseintrag ist kostenlos; prüfen Sie, ob es bereits einen Eintrag gibt, und korrigieren Sie ihn.
• WKO Firmen A-Z: Als Mitglied der Wirtschaftskammer sind Sie hier automatisch gelistet. Ergänzen Sie Website, Telefonnummer und Beschreibung, damit der Eintrag nicht nur aus Name und Adresse besteht.

Bei allen gilt: dieselben Daten wie im Google-Profil.

6. Website

• Für das Handy gebaut, schnell und übersichtlich
• Leistungen mit Preisen oder Preisrahmen
• Öffnungszeiten, Adresse oder Einzugsgebiet, Anfahrt
• Ein klarer nächster Schritt: buchen, anrufen oder anfragen
• Impressum und Datenschutzerklärung
• Hosting und Website-Baukasten laufen auf Ihren Namen

Was eine gute Website für kleine Betriebe braucht und welche Pflichtangaben in Österreich ins Impressum gehören, lesen Sie im Artikel Website für Salon und Handwerker.

7. WhatsApp Business

• WhatsApp Business App mit Geschäftsprofil: Name, Beschreibung, Adresse, Öffnungszeiten, Website
• Begrüßungsnachricht und Abwesenheitsnachricht
• Schnellantworten für häufige Fragen
• Gut überlegt, welche Nummer verwendet wird

Eine Telefonnummer kann nur mit einem WhatsApp-Konto verbunden sein. Wenn Sie Ihre private Nummer für WhatsApp Business verwenden, ist sie danach nicht mehr in normalem WhatsApp aktiv. Viele Betriebe nutzen deshalb eine eigene Geschäftsnummer. Wichtig: Notieren Sie die PIN der Bestätigung in zwei Schritten.

8. Online-Terminbuchung oder Anfrageformular

• Für Salons: Buchungstool mit Leistungen, Dauer und Team
• Für Handwerker: Anfrageformular mit Ort, Problem und Wunschtermin
• Buchungslink in Website, Google-Profil und Instagram eingetragen
• Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten getestet

Ein Buchungstool spart Telefonate während der Arbeit. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Kundendaten exportierbar sind, falls Sie später wechseln wollen.

9. Social Media

• Geschäftsprofil statt Privatprofil
• Bio mit Ort, Leistungen und Link zu Website oder Buchung
• Bestätigung in zwei Schritten eingeschaltet, Backup-Codes gespeichert

Instagram und Facebook sind vor allem für Salons sinnvoll, weil Bilder dort viel bewirken. Für Handwerker reicht oft ein gepflegtes Profil mit Referenzfotos. Wichtig ist auch hier: Das Konto muss Ihnen gehören, nicht einer Mitarbeiterin oder einem Bekannten.

10. Drucksachen und digitale Visitenkarte

• Digitaler Flyer zum Teilen per WhatsApp und E-Mail
• QR-Codes für Bewertungen, Website oder Buchung
• Digitale Visitenkarte, die sich direkt im Adressbuch speichern lässt

11. Der sichere Ort für alle Passwörter

Am Ende haben Sie leicht zehn oder mehr Konten. Damit das kein Problem wird:

• Alle Zugangsdaten in einem Passwort-Tresor, nicht in einem Notizbuch oder einer Excel-Liste
• Ein Eintrag pro Konto, einheitlich benannt
• Wiederherstellungscodes und PINs ebenfalls gespeichert
• Verlängerungstermine und laufende Kosten notiert
• Die zwei wichtigsten Passwörter, nämlich das des Tresors selbst und das des Haupt-E-Mail-Kontos, kennen nur Sie
• Für den Notfall ist geregelt, wer Zugriff bekommt

Das ist der Teil, der am häufigsten fehlt, und der, der im Ernstfall am meisten kostet. Ein gesperrtes Google-Konto oder eine verlorene Domain lässt sich oft nur mit viel Aufwand zurückholen.

Wie lange dauert das alles?

Mit Erfahrung und vorbereiteten Unterlagen lässt sich der Großteil an wenigen Tagen erledigen. Manches liegt aber nicht in Ihrer Hand: Die Bestätigung des Google-Profils oder die Freischaltung mancher Verzeichnisse kann einige Tage dauern. Planen Sie realistisch und beginnen Sie mit Domain, E-Mail und Google-Profil.

Fazit

Online gut auffindbar zu sein ist kein einzelnes Projekt, sondern ein Dutzend kleiner Bausteine, die zusammenpassen müssen. Mit dieser Checkliste sehen Sie, was fehlt. Wenn Sie lieber alles auf einmal erledigt haben möchten: Wir richten es ein, alles auf Ihren Namen, und übergeben Ihnen jeden Schlüssel persönlich.